Varför ett IT-kartläggningsprojekt är en investering

De två bilderna illustrerar systemskillnaden efter ett genomfört IT-kartläggningsprojekt för ett elbolag.

------------------------------

De flesta företag anser sig inte ha tid att kartlägga sina IT-system. Många är heller inte medvetna om projektets potentiella värde. Nedan berättar vår IT-konsult Anna Wengle om hur ditt företag kan spara in tid, pengar och minimera risker genom ett väl utfört kartläggningsprojekt.

Ett kartläggningsprojekt innebär en kartläggning av ett företags IT-system och processer. Genom att först lokalisera alla IT-system undersöks sedan hur de är sammankopplade och centraliserade – eller inte. Många företag har fler IT-system än de egentligen behöver, eller saknar kopplingar mellan sina IT-system, vilket leder till att mycket data måste föras in manuellt. När ett kartläggningsprojekt har genomförts åtgärdas detta genom att överflödiga IT-system avlägsnas, och automatiska kopplingar mellan IT-system skapas. Eftersträvansvärt är att det bara ska behövas en enda manuell inmatning till företagets centralsystem, och att resten sköts per automatik.

Med andra ord är ett kartläggningsprojekt ofta tidskrävande. Eftersom kartläggningen innefattar noggrann identifiering av samtliga använda IT-system och hur processerna bakom deras användning går till, krävs ofta intervjuer av medarbetare för att få en helhetssyn. Först då kan insikt nås om hur processerna ser ut, som exempelvis när en ny kund läggs till systemet.

När ett sådant projekt utförs är det därför med fördel en person med social kompetens kan inkluderas. Minst lika viktigt är det att inkludera en person med kunskap om IT-system och hur de hänger ihop. Det är en förutsättning att ha grundläggande teknisk kunskap för att kunna analysera IT-system och förstå vilka tekniska uppdateringar och kopplingar som är möjliga. Det är därför en utbildning inom exempelvis systemvetenskap möjliggör kunskap för dessa typer av projekt. Men även andra utbildningar kan vara intressanta beroende på hur företaget som ska kartläggas ser ut.

Många företag inser inte värdet av ett kartläggningsprojekt. Dessutom anser de inte att de har tid eller kompetens för det. Men, i själva verket är det bland det mest värdefulla företag kan investera i – det sparar både tid, pengar och minimerar risker. Då administrativt arbete reduceras sparar företaget tid, och när dyra IT-system elimineras sparar företaget pengar. Att processerna i större utsträckning blir automatiserade, bidrar också till att risker minimeras då det krävs färre manuella inmatningar. En kartläggning är med andra ord en värd investering.

På Lunicore har vi identifierat kunder som har så pass många redundanta system som bidragit till att företag har onödiga kostnader på flera hundratusen kronor. Dessutom har vi sett att vissa anställda lägger upp till 50 % av sin arbetstid på administrativt arbete, trots att detta inte är de deras huvudsakliga syfte. Här ser vi en stor utvecklingspotential.

Sammanfattad information om IT-kartläggningsprojekt:

  • Lokalisera alla IT-system och processer genom att prata med användarna av systemet. Samla information om hur de arbetar i IT-systemen genom intervjuer.
  • Sammanställ all information och analysera hur en effektivisering skulle kunna ske. Finns det IT-system som kan tas bort? Kan några IT-system integreras? Går det att automatisera några kopplingar mellan IT-system?
  • Målet är att minska redundans, onödigt administrativt arbete, onödiga ekonomiska kostnader, minska risker samt effektivisera det dagliga arbetet.

    Är du eller ditt företag intresserade av att höra mer om kartläggningsprojekt inom IT, kan ni höra av er hit

Anna Wengle
IT-konsult